Krajowa Izba Doradców Podatkowych informuje o wszczęciu postępowania ofertowego mającego na celu wybór hotelu świadczącego usługi hotelowe na potrzeby Krajowej Izby Doradców Podatkowych w latach 2027–2028.
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na podstawie art. 70 Kodeksu cywilnego, a także zgodnie z Regulaminem działania Komisji Ofert Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
Postępowanie ma charakter otwarty i będzie prowadzone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, przejrzystości oraz równego traktowania wszystkich oferentów.
Niezbędne kryteria, które powinien spełniać hotel świadczący usługi hotelowe na potrzeby Krajowej Izby Doradców Podatkowych:
- Hotel powinien być zlokalizowany na terenie m.st. Warszawy, przy czym pod uwagę będą brane przede wszystkim obiekty położone w dzielnicach: Śródmieście, Wola oraz Ochota.
- Hotel powinien posiadać standard co najmniej czterogwiazdkowy (4*).
- Hotel powinien dysponować odpowiednim zapleczem konferencyjnym, umożliwiającym wynajem sal konferencyjnych o zróżnicowanej wielkości, dostosowanych do liczby uczestników spotkań. Warunkiem koniecznym jest możliwość wynajęcia sali konferencyjnej przeznaczonej dla co najmniej 60 osób.
- Sale konferencyjne powinny być wyposażone w niezbędny sprzęt techniczny umożliwiający sprawną organizację spotkań i konferencji.
- Hotel powinien zapewniać możliwość korzystania z usług gastronomicznych podczas posiedzeń i spotkań organizowanych przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych, w szczególności w zakresie organizacji przerw kawowych (jednorazowych i całodziennych), lunchów oraz okazjonalnie kolacji.
- Hotel powinien dysponować parkingiem strzeżonym lub dozorowanym, zlokalizowanym przy obiekcie hotelowym lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie.
- Hotel powinien wyznaczyć dedykowanego opiekuna umowy odpowiedzialnego za bieżącą współpracę oraz uzgadnianie wszelkich kwestii związanych z realizacją umowy.
Złożona oferta powinna zawierać szczegółowy cennik wszystkich usług oferowanych przez hotel, w szczególności:
- cenę noclegów,
- ceny wynajmu sal konferencyjnych dla wszystkich dostępnych wariantów,
- ceny wynajmu dodatkowego sprzętu wraz z informacją o jego rodzaju i dostępności,
- ceny usług cateringowych dla wszystkich oferowanych wariantów,
- ceny innych usług dostępnych w ofercie hotelu.
Dopuszcza się zróżnicowanie cen w zależności od terminu realizacji usługi, w szczególności od miesiąca lub dnia tygodnia, pod warunkiem jednoznacznego określenia zasad ich stosowania w ofercie.
Oferta powinna zostać sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim oraz zawierać informację o terminie jej ważności. Oferta powinna uwzględniać możliwość zawarcia umowy na okres 2 lat (2027-2028). Oferty przewidujące krótszy okres obowiązywania umowy nie będą rozpatrywane.
Szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania oferty zostały określone w załączniku do niniejszego ogłoszenia.
Oferty można składać od dnia publikacji ogłoszenia na stronie internetowej Krajowej Izby Doradców Podatkowych.
Termin składania ofert upływa w dniu 31 lipca 2026 roku. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty na wskazany adres poczty elektronicznej lub do Biura Krajowej Izby Doradców Podatkowych.
Oferty należy przesyłać na adres e-mail: postepowanie.ofertowe@kidp.pl. Dopuszcza się również składanie ofert za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej na adres Krajowej Izby Doradców Podatkowych.
Oferty złożone po upływie terminu składania ofert nie będą rozpatrywane.
Dodatkowe warunki przygotowania oferty
- Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji oferenta;
- Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty;
- Złożone w terminie oferty nie podlegają zwrotowi;
- Złożone oferty podlegać będą wstępnej prekwalifikacji;
- Zamawiający zastrzega możliwość wezwania oferenta do przedstawienia dodatkowych pisemnych lub ustnych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty oraz uzupełnienia brakujących dokumentów w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;
- Zamawiający zastrzega możliwość zapraszania oferentów do udziału w przedmiotowym postępowaniu.
Dodatkowe informacje o prowadzonym postępowaniu w zakresie wyboru oferty:
- Po zakończeniu pierwszego etapu postępowania tj. zbierania ofert Zamawiający skieruje do wybranych oferentów zaproszenie do prowadzenia negocjacji w zakresie ustalenia szczegółów oferty na usługi hotelowe;
- Po przeprowadzeniu drugiego etapu postępowania (negocjacje w zakresie ustalenia szczegółów oferty na usługi hotelowe) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybór oferty nie jest tożsamy z zawarciem umowy;
- W przypadku, gdy oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy w terminie określonym przez Zamawiającego, Zamawiający może zawrzeć umowę na usługi hotelowe z innym z oferentów lub zakończyć prowadzone postępowanie bez zawarcia umowy;
- Zamawiający zastrzega prawo do zakończenia postępowania lub jego unieważnienia na każdym etapie nie dokonując wyboru oferenta;
- Zamawiający zastrzega prawo do zmiany warunków prowadzonego postępowania na każdym jego etapie;
- Podmiotom zainteresowanym udziałem w postępowaniu ofertowym, w tym oferentom, nie będą przysługiwały względem Krajowej Izby Doradztwa Podatkowego żadne roszczenia w związku ze: zmianą warunków postępowania, jego zakończeniem, unieważnieniem bez wyboru oferenta, czy też dokonanym wyborem oferenta, który według uznania Zamawiającego przedłożył najkorzystniejszą ofertę.
W razie pytań prosimy o kontakt z Panią Ewą Mróz, nr tel. 669 030 550, e-mail: ewa.mroz@kidp.pl
