Procedura przetargowa na wybór hotelu na potrzeby organizacji V Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych

Krajowa Izba Doradców Podatkowych informuje, że wszczęta została procedura ofertowa na wybór hotelu na potrzeby organizacji V Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych.

Postępowanie ofertowe na wybór hotelu na potrzeby organizacji V Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych prowadzone jest w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, w szczególności na podstawie art. 70 Kodeksu Cywilnego, a ponadto na podstawie działania Regulaminu Komisji Ofert Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Postępowanie ofertowe na wybór hotelu na potrzeby organizacji V Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych ma charakter otwarty i będzie prowadzone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania oferentów.

Warunki jakie powinna spełniać oferta na wybór hotelu na potrzeby organizacji V Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych:

Zjazd trwa 3 dni, odbywa się w weekend (piątek/sobota/niedziela). Krajowa Izba Doradców Podatkowych jest zainteresowana zarówno wynajmem sal konferencyjnych (na 3 dni), jak również zapewnieniem noclegów dla uczestników Zjazdu (2 doby hotelowe)
(Przewidywany termin 12-14.01.2018)

Pokoje:
• Miejsca noclegowe w pokojach jedno i dwuosobowych dla ok. 200 osób (ok. 125 pokoi)- 2 doby hotelowe
• Cena śniadania wliczona w cenę pokoju
• W pokojach hotel zapewnia bezpłatny dostęp do Internetu o wysokich przepustowościach
• Ostateczna lista gości zostanie przekazana do hotelu na 7 dni przed planowanym przyjazdem gości

Sale konferencyjne wynajmowane przez 3 dni (piątek/sobota/niedziela) (dostępne dla organizatora od piątku w trybie ciągłym do niedzieli do ok. godz. 17.00):
• 1 sala na ok. 220 osób (sala plenarna)
- Ustawienie Sali: teatralne z krzesłami konferencyjnymi z blatami umożliwiającymi ustawienie laptopów lub ustawienie Sali dla ok. 200 osób w trybie szkolnym i dla ok. 20 osób w ustawieniu teatralnym (+ możliwość podłączenia zasilania do laptopów wszystkich uczestników)
- Ekran
- Projektor
- Bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu
- Nagłośnienie+ mikrofony

• 4 sale na ok. 30-50 osób:
- Ustawienie sal: teatralne lub szkole
- Ekran
- Projektor
- Bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu
- Nagłośnienie+ mikrofony

• 1 sala na ok. 10 osób

• 1 pomieszczenie (ewentualnie sala) jako zaplecze dla technicznej obsługi wykonywanej przez Biuro KIDP – możliwość dostarczenia sprzętu do tego pomieszczenia już w czwartek

Catering:
• 1 dzień Zjazdu
- 2 przerwy kawowe, w tym jedna z kanapkami (kawa, herbata, woda, ciastka- ciągle)
- Lunch bufetowy
- Uroczysta kolacja bufetowa
• 2 dzień Zjazdu
- 2 przerwy kawowe, w tym jedna z kanapkami (kawa, herbata, woda, ciastka- ciągle)
- Lunch bufetowy
- Kolacja bufetowa
• 3 dzień Zjazdu
• 2 przerwy kawowe, w tym jedna z zupą (kawa, herbata, woda, ciastka- ciągle)

Parking
Hotel zapewnia parking strzeżony lub dozorowany przy hotelu- płatność dodatkowo doliczana do faktury za usługi hotelowe

Warunki płatności
• Przelew w ciągu 14 dni od daty otrzymania FV – za usługi świadczone przez hotel w ramach podpisanej umowy
• Wszelkie dodatkowe usługi nieujęte w umowie np. mini bar, indywidualna gastronomia i room service, telefony itp. regulowane są indywidualnie przez gości.

Warunki anulacji- pokoje:
• 4 miesiące przed pierwszym planowanym przyjazdem- możliwość bezkosztowej anulacji 85 % zamówienia
• 3 miesiące przed pierwszym planowanym przyjazdem- możliwość bezkosztowej anulacji 30% zamówienia
• 60 dni przed pierwszym planowanym przyjazdem- możliwość bezkosztowej anulacji 20 % zamówienia
• 30 dni przed pierwszym planowanym przyjazdem- możliwość bezkosztowej anulacji 10 % zamówienia
• 10 dni przed pierwszym planowanym przyjazdem- możliwość bezkosztowej anulacji 5 % zamówienia

Oferta powinna być:
- sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej
- umieszczona w kopercie opisanej: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres oferenta, napis: „procedura ofertowa na wybór hotelu na potrzeby organizacji V Krajowego Zjazdu Doradców Podatkowych” i przekazana do siedziby Zamawiającego;
- złożona wraz z terminem jej ważności

Oferty można składać od dnia publikacji ogłoszenia na stronie internetowej Krajowej Izby Doradców Podatkowych

Termin składania ofert upływa w dniu 3 lutego 2017 r.– decyduje data wpływu do Biura Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

W przypadku przesyłki pocztą lub za pośrednictwem kuriera za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę potwierdzenia odbioru przesyłki przez Zamawiającego (Krajową Izbę Doradców Podatkowych).

Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone oferentom bez otwierania.

Dodatkowe warunki przygotowania oferty
1. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji oferenta. Do oferty powinny być załączone pełnomocnictwa (w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie), jeżeli uprawnienie do reprezentacji oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych;
2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty;
3. Złożone w terminie oferty nie podlegają zwrotowi;
4. Złożone oferty podlegać będą wstępnej prekwalifikacji;
5. Zamawiający zastrzega możliwość wezwania oferenta do przedstawienia dodatkowych pisemnych lub ustnych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty oraz uzupełnienia brakujących dokumentów w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;
6. Zamawiający zastrzega możliwość zapraszania oferentów do udziału w przedmiotowym postępowaniu;

Dodatkowe informacje oprowadzonym postępowaniu w zakresie wyboru oferty:
1. Po zakończeniu pierwszego etapu postępowania tj. zbierania ofert Zamawiający skieruje do wybranych oferentów zaproszenie do prowadzenia negocjacji w zakresie ustalenia szczegółów oferty;
2. Po przeprowadzeniu drugiego etapu postępowania (negocjacje w zakresie ustalenia szczegółów oferty) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybór oferty nie jest tożsamy z zawarciem umowy;
3. W przypadku, gdy oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy w terminie określonym przez Zamawiającego, Zamawiający może zawrzeć umowę z innym z oferentów lub zakończyć prowadzone postępowanie bez zawarcia umowy;
4. Zamawiający zastrzega prawo do zakończenia postępowania lub jego unieważnienia na każdym etapie nie dokonując wyboru oferenta;
5. Zamawiający zastrzega prawo do zmiany warunków prowadzonego postępowania na każdym jego etapie;
6. Podmiotom zainteresowanym udziałem w postępowaniu ofertowym, w tym oferentom, nie będą przysługiwały względem Krajowej Izby Doradztwa Podatkowego żadne roszczenia w związku ze: zmianą warunków postępowania, jego zakończeniem, unieważnieniem bez wyboru oferenta, czy też dokonanym wyborem oferenta, który według uznania Zamawiającego przedłożył najkorzystniejszą ofertę.

Osoba do kontaktu: Ewą Mincberger, nr tel. (022) 578 50 00 email: ewa.mincberger@kidp.pl