Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło niedawno o przełożeniu terminu obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń o 3 miesiące. Doradcy podatkowi, podobnie jak inne zawody zaufania będą musieli zacząć korzystać z nowego systemu od 1 stycznia 2025 roku. O tym jak wygląda stan przygotowań KIDP do pełnego wdrożenia e-Doręczeń, jakie korzyści i jakie niedogodności się z tym wiążą oraz jak przebiega cyfryzacja zawodu i samorządu doradców podatkowych – opowiada Jarosław Wiśniewski, doradca podatkowy, przewodniczący Komisji Informatyzacji Krajowej Rady Doradców Podatkowych.
Z jaką reakcją doradców podatkowych spotkała się niedawna decyzja Ministerstwa Cyfryzacji o przesunięciu - kolejny raz - obowiązku korzystania z systemu e-doręczeń o 3 miesiące?
- Chyba najczęstszą spotykaną reakcją było rozczarowanie. Przygotowania trwały od lat, ostatnich kilka miesięcy to intensywne działania informacyjne wewnątrz samorządu i na finiszu, gdy w zasadzie wszystko było dopięte na ostatni guzik – ministerstwo poinformowało, że potrzebuje więcej czasu.
Czy środowisko doradców podatkowych na pewno jest już gotowe na e-doręczenia?
- Jestem o tym w 100% przekonany. Po stronie doradców podatkowych nie będzie żadnego problemu z przystosowaniem się do startu nowego systemu – zwłaszcza, że doradcy podatkowi, w mojej opinii, są jednym z tych zawodów, który jest najbardziej przygotowany na uruchomieniu e-doręczeń już od 1 stycznia przyszłego roku. Krajowa Rada Doradców Podatkowych od miesięcy prowadzi działania informujące doradców podatkowych o tym obowiązku, przygotowaliśmy też odpowiednie materiały informacyjne i szkoleniowe. Założenie skrzynki w systemie e-doręczeń to nic trudnego, środowisko doradców podatkowych z pewnością sobie z tym poradzi.
Czy to oznacza, że już 1 stycznia 2025 roku papierowa korespondencja i dokumenty w pracy doradcy podatkowego ostatecznie przejdą do historii?
- Jako doradcy podatkowi mamy to szczęście, że w tym samym czasie na system e-doręczeń przełączy się także cała administracja skarbowa, ZUS i Narodowy Fundusz Zdrowia. Czyli 3 podstawowe podmioty administracji publicznej z którymi doradcy podatkowi prowadzą najwięcej korespondencji. Jednak harmonogram wdrożenia całego systemu jest dużo bardziej rozległy, ma kilka etapów i sięga aż 2029 roku. Np. sądy powszechne czy administracyjne oraz administracja samorządowa w zakresie stosowania tzw. usługi hybrydowej będą miały aż 4 dodatkowe lata na pełne wejście do systemu e-doręczeń.
Obserwując przygotowania do wdrożenia e-doręczeń i biorąc udział w wielu spotkaniach i konsultacjach na szczeblu ministerialnym, dało się zauważyć, że podmioty niepubliczne najszybciej sobie poradziły z przygotowaniem. My, jako grupa zawodowa, czyli Krajowa Izba Doradców Podatkowych jesteśmy od długiego już czasu na to przygotowani, również od strony informatycznej. Natomiast niektóre podmioty publiczne są wciąż daleko z tyłu. Aż trudno w to uwierzyć, ale aż 70% samorządów terytorialnych w Polsce nie ma nawet wdrożonego u siebie elektronicznego obiegu dokumentów (dane Ministerstwa Cyfryzacji). To pokazuje, że na pełną cyfryzację usług publicznych w Polsce będziemy musieli jeszcze kilka lat poczekać.
Jak w takim razie będzie wyglądała korespondencja doradców podatkowych z takimi podmiotami, które nie mają obowiązku korzystania z e-doręczeń lub nie mają w ogóle założonych skrzynek?
- W okresie przejściowym, przez kilka kolejnych lat będzie działała tzw. usług hybrydowa e-doręczeń. Pismo wysłane np. do podmiotu, który nie posiada skrzynki w systemie, trafi do Poczty Polskiej (operatora), która w bezpieczny sposób dostarczy jako list polecony do adresata. W ten sam sposób będzie odbywała się korespondencja z osobami fizycznymi, które nie mają obowiązku posiadania skrzynek.
Z jakim jeszcze trudnościami mogą zetknąć się doradcy podatkowi w trakcie korzystania z systemu?
- Pewną niedogodnością jest to, że to w zasadzie już trzeci system cyfrowy służący do komunikacji z administracją skarbową, którym będą posługiwali się doradcy podatkowi. Bo do tej pory korzystaliśmy z systemu e-UrządSkarbowy oraz skrzynek ePUAP, a teraz dojdzie nam kolejne narzędzie do prowadzenia korespondencji z fiskusem, czyli e-doręczenia. Jakby tego było mało, to doradca podatkowy, który posiada także inne uprawnienia zawodowe, jest na przykład także adwokatem czy radcą prawnym, będzie musiał założyć oddzielne skrzynki dla każdej z aktywności zawodowych: jedną jako doradca podatkowy, drugą jako adwokat, trzecią jako radca prawny. A jak zechce otrzymywać i wysyłać korespondencję także jako osoba fizyczna – to musi założyć także czwartą skrzynkę. Trochę tego jest za dużo, ale zakładam, że to typowe trudne początki w okresie przejściowym, z czasem system e-doręczeń ma zastąpić ePUAP.
Inny problem, na który zwróciliśmy, jako Krajowa Rada Doradców Podatkowych, uwagę Ministerstwu Cyfryzacji to brak możliwości podłączenia kilku skrzynek odbiorczych do jednej osoby, która np. zarządza korespondencją w dużej kancelarii doradztwa podatkowego i dba o jej terminowy obieg oraz wysyłanie odpowiedzi w terminie. Bo przecież to zupełnie normalne, że jak przychodzi poczta papierowa do dużej firmy to odbiera ją jedna osoba z administracji czy sekretariatu, która potem dba o przekazanie dalej do właściwej osoby lub dodanie pisma do systemu obiegu korespondencji. I taką funkcjonalność łączenia kilku skrzynek w jedną ma np. ePUAP. System e-doręczeń dziś na to nie pozwala, tutaj każdy doradca podatkowy czy adwokat musi odbierać wiadomości osobiście, za pomocą indywidualnej skrzynki. Na szczęście kierownictwo Ministerstwa Cyfryzacji przyznało nam rację i obiecano, że to niedopatrzenie zostanie naprawione i taka funkcja się pojawi. Jest to jednak problem nie tylko infrastrukturalny, ale też legislacyjny - system e-doręczeń to de facto elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Więc tutaj kolosalne znaczenie ma kwestia skuteczności doręczenia takiej przesyłki. Potwierdzenie dostarczenia poczty z systemu e-doręczeń musi mieć walor dowodu np. w postępowaniach sądowych czy administracyjnych. To wymaga także dostosowania przepisów w różnych obszarach, a to może zająć trochę czasu.
Czy wdrożenie e-doręczeń to będzie symboliczne zakończenie procesu transformacji cyfrowej zawodu doradcy podatkowego?
- Uważam, że cyfryzacja i dostosowywanie się do nowych technologii to proces ciągły, który nie ma swojego końca. Np. kilka lat temu w ogóle nie brano pod uwagę tego jak na różne zawody czy obszary życia publicznego wpłynie AI, co obecnie stało się przedmiotem wielu rozważań. Faktem jest, że w ostatnich latach społeczność i samorząd doradców podatkowych wykonały olbrzymi skok technologiczny. Proszę zwrócić uwagę jak bezproblemowo zarówno Krajowa Izba Doradców Podatkowych jak i sami doradcy przeszli na pracę zdalną w okresie pandemii COVID-19. Uważam osobiście, że wśród wszystkich zawodów zaufania publicznego jesteśmy najbardziej scyfryzowaną grupą zawodową. Także kamieniem milowym w cyfryzacji samej Krajowej Izby Doradców Podatkowych było dla nas uruchomienie w tym roku nowego, zbudowanego w zasadzie od początku systemu mDoradca. Doradcy tego nie są w stanie zobaczyć logując się do panelu użytkownika, ale nowy mDoradca „od zaplecza” to zupełnie inny system pod względem udostępniania baz danych, bezpieczeństwa, kwestii związanych z naszym sądownictwem dyscyplinarnym – niż ten, którym posługiwaliśmy się wcześniej.
Wiele osób nie może się doczekać jeszcze jednej rzeczy - cyfrowej legitymacji w aplikacji mObywatel.
- To temat, który bardzo leży mi na sercu. Zgłosiliśmy się z takim postulatem do Ministerstwa Cyfryzacji jako drugi samorząd zawodowy w Polsce, zaraz po adwokatach. Warunkiem wprowadzenia cyfrowej legitymacji doradcy podatkowego do mObywatela było przygotowanie się KIDP od strony informatycznej, m.in. przebudowanie bazy danych doradców i dostosowanie ich do wymagań mObywatela. Prace zakończyliśmy rok temu, ale zmiany w kierownictwie resortu po wyborach parlamentarnych wstrzymały dalsze prace po stronie resortu. Prowadzimy teraz intensywną korespondencję z ministerstwem w tej sprawie i mamy obiecane, że lada moment nastąpi podpisanie porozumienia i doradcy podatkowi będą mieli cyfrowe legitymacje w aplikacji mObywatel, niestety wciąż nie poznaliśmy konkretnej daty. Ku naszemu zaskoczeniu, dwa samorządy, które zgłosiły się w tej samej sprawie po nas: radcowie prawni oraz pielęgniarki i położone otrzymały już w tym roku swoje e-legitymacje, a my nadal czekamy na decyzję. Mam jednak nadzieję, że na najbliższym spotkaniu w Ministerstwie Cyfryzacji wyjaśnimy to z panem ministrem i już we wrześniu w aplikacji mObywatel pojawi się e-legitymacja doradcy podatkowego.
Dziękuję za rozmowę.
