Jak fakturować, kiedy KSeF nie działa ? | Nr 3/2023

Przygotowując się do wdrożenia obligatoryjnego fakturowania w ramach Krajowego Systemu e – Faktur (KSeF), trzeba przewidzieć również taką sytuację, w której KSeF nie działa lub też KSeF co prawda działa, ale podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po jego stronie.

Jak należy postępować w takich przypadkach ? 

Przede wszystkim dobrze jest zdać sobie sprawę z tego, że ustawodawca zdecydował się zróżnicować stany faktyczne, w których KSeF nie działa, i wyróżnił:

• awarię KSeF, o której informację Minister Finansów zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego;
• awarię KSeF, o której komunikat Minister Finansów zamieszcza w środkach społecznego przekazu;
• niedostępność KSeF,  o której informację Minister Finansów zamieszcza w BIP oraz
• tzw. „awarię” u podatnika.

Awaria KSeF – informacja zamieszczana przez Ministra Finansów w BIP oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego (art. 106 ne ust.1 ustawy o VAT)

Cechy wyróżniające fakturowanie w tym trybie:

• faktura wystawiana zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej;
• dostarczona nabywcy w sposób z nim uzgodniony;
• obowiązek oznaczenia faktury kodem;
• tradycyjna data wystawienia i otrzymania faktury;
• faktura wysyłana do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (przewidziana sytuacja, gdy w tym terminie wystąpi kolejna awaria).

Okres trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur wyznaczają komunikaty o jej wystąpieniu i zakończeniu, które Minister Finansów zamieszcza w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Jako że awaria KSeF może wystąpić w sposób niespodziewany, to  w komunikacie ma zostać precyzyjnie określony okres awarii (od dnia do dnia), aby podatnicy mogli w tym okresie stosować zasady wystawiania faktur przewidziane dla awarii.

Z zapowiedzi Ministerstwa wynika, iż zostanie przygotowany dodatkowy niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. We wskazanym interfejsie będzie pojawiał się komunikat o awarii w określonym przedziale czasowym zakreślonym wskazanymi datami.

W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktury te udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Przekazanie faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony oznacza przekazanie do nabywcy faktury wystawionej przez wystawcę w wymaganej postaci elektronicznej xml zgodnej z wzorem faktury ustrukturyzowanej albo w formie wydruku papierowego, albo drogą elektroniczną poprzez zapisanie formatu xml wystawionego dokumentu do innej formy pliku, np. pdf – w zależności od preferencji nabywcy.

Ponadto podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur,  weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury (kod QR).

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Przy czym nadanie tego numeru będzie miało charakter porządkujący.

Jeżeli w tym terminie zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia zakończenia  kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o jej zakończeniu.

Data wystawienia faktury

Za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze (tradycyjnie rozumianą datę wystawienia utożsamianą z datą jej sporządzenia). 

Zatem w odniesieniu do faktur wystawionych podczas awarii nie stosujemy nowej definicji momentu wystawienia faktury ustrukturyzowanej (oraz momentu otrzymania faktury), zgodnie z którą data wystawienia faktury to data jej skutecznego przesłania do KSeF (nie musi być tożsama z datą sporządzenia faktury). Numer KSeF nadawany systemowo fakturze ustrukturyzowanej zawiera w swej strukturze m.in. datę wystawienia. Tę datę zawiera również urzędowe poświadczenie dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO), które przyjmuje za datę wystawienia – datę przesłania faktury do KSeF. Z tą datą również faktura wchodzi do obrotu prawnego.

W związku z powyższym w przypadku wystawiania faktur w KSeF data wpisywana w polu P1 (odpowiadająca dacie sporządzenia faktury przez podatnika) nie jest kluczowa. Kluczowa jest data skutecznego przesłania faktury do KSeF.

Tymczasem w odniesieniu do faktur wystawionych podczas awarii (niedostępności KSeF, a także w przypadku braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych z przyczyn leżących po stronie podatnika) wypełnienie przez podatnika pola P1 „data wystawienia” we wzorze faktury będzie uznane za wystawienie faktury w dacie wskazanej przez podatnika w tym polu. Data wskazana przez podatnika w polu P1 będzie również przyjmowana i będzie widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu KSeF, po ustaniu awarii. Ta data będzie przyjmowana również do UPO i tym samym będzie wyznaczała moment wejścia faktury do obrotu prawnego. 

Data otrzymania faktury

Za datę otrzymania faktury wystawionej podczas awarii uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę (a nie datę przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w  KSeF). Przez datę faktycznego otrzymania rozumie się moment otrzymania faktury zgodnie z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT – uprawniający do odliczenia podatku naliczonego, przy spełnieniu pozostałych warunków niezbędnych do ustalenia powstania prawa do odliczenia. W przypadku gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Faktury korygujące

Fakturę korygującą fakturę wystawioną w czasie awarii wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur.

Oznacza to, że fakturę korygującą można wystawić do faktury, która była wystawiona w okresie awarii KSeF, dopiero po nadaniu jej przez system numeru KSeF. Powstaje pytanie, czy taka regulacja nie ogranicza prawa podatników do wystawiania faktur korygujących. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, iż wymóg taki podyktowany jest dbałością o zachowanie ciągłości systemu wystawiania faktur, w tym zachowaniem waloru dla czynności kontrolnych przeprowadzanych przez organy podatkowe. W przekonaniu Ministerstwa Finansów rozwiązanie to nie narusza  praw podatników do wystawiania faktur korygujących – wpisuje się bowiem w zakres decyzji derogacyjnej, który daje Polsce możliwość stosowania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. 

W przypadku wystawienia w okresie trwania awarii faktury korygującej do faktury ustrukturyzowanej, przepisy art. 106 ne ust. 1–10 stosuje się odpowiednio, co oznacza m.in., że w okresie trwania awarii faktury korygujące  faktury ustrukturyzowane wystawia się zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Również w przypadku faktur korygujących wystawionych w okresie awarii podatnik ma obowiązek ich przesłania do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. 

Awaria KSeF –  informacja Ministra Finansów zamieszczona w środkach społecznego przekazu

Cechy wyróżniające fakturowanie w tym trybie:

• faktura wystawiana w postaci papierowej lub elektronicznej;
• brak obowiązku przesłania faktury do KSeF po zakończeniu awarii.

Rozwiązanie to znajdzie zastosowanie w sytuacjach nadzwyczajnych rozumianych jako zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. W przypadku gdy z przyczyn tych nie będzie możliwe ogłoszenie awarii KSeF poprzez komunikaty zamieszczone na BIP MF lub poprzez oprogramowanie interfejsowe, przewidziano możliwość przekazania podatnikom ww. komunikatu poprzez środki społecznego przekazu. 

Faktury i faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom według dotychczasowych zasad. Zatem podatnik prowadzący działalność gospodarczą będzie mógł wystawiać faktury inne niż ustrukturyzowane tj. faktury w postaci papierowej lub elektronicznej oraz dostarczyć je nabywcy poza KSeF (w sposób tradycyjny).

Wystawione w tym okresie faktury po ustaniu awarii  nie będą podlegały obowiązkowi wprowadzenia do KSeF.

Niedostępność KSeF i „awaria” u podatnika (art. 106 nh) – czyli tryb off-line

Cechy wyróżniające fakturowanie w tym trybie:

• faktura wystawiana w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej;
• dostarczona nabywcy w sposób z nim uzgodniony;
• obowiązek oznaczenia faktury kodem;
• tradycyjna data wystawienia i otrzymania;
• przesłanie do KSeF w następnym dniu roboczym.

Niedostępność KSeF związana jest z serwisem systemu. Niedostępność ma być krótkotrwała i zaplanowana, a także odpowiednio wcześnie komunikowana przez Ministerstwo Finansów na BIP MF (podane daty zaplanowanych prac serwisowych), tak aby podatnicy mogli odpowiednio się zabezpieczyć i przygotować, gdyż w tym okresie nie będzie możliwości wystawiania faktur ani faktur korygujących w KSeF.

W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur oraz w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur (problem z dostępnością KSeF leżący po stronie podatnika), podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Sposób postępowania przez podatnika i nabywcę w stosunku do tych faktur będzie analogiczny jak w przypadku faktur wystawianych w okresie awarii (informację o której Minister Finansów zamieszcza w BIP oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego), w tym w odniesieniu do: 

–          uzgodnienia sposobu jej przekazania odbiorcy,
–          obowiązku oznaczenia faktury kodem QR,
–          dat wystawienia i otrzymania faktury,
–          wystawienia faktury korygującej dopiero do faktury korygowanej ustrukturyzowanej, a także w przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej – stosowania do niej wzoru faktury. 

Podatnik jest obowiązany przesłać  faktury wystawione w trybie off-line do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu: 

–             zakończenia okresu niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur,
–             ich wystawienia – w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur.

W sytuacji gdy podatnik wystawił faktury w trybie off-line i nie przesłał ich do KSeF, a następnie zostały udostępnione komunikaty na BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym o awarii KSeF, wtedy tryb offline „przekształca się” w awarię systemu KSeF. Podatnik będzie zatem zobowiązany do przesłania wystawionych faktur do KSeF w terminie przewidzianym dla awarii tego systemu, tj. w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Z kolei jeśli zaistnieje sytuacja, że tryb offline „przekształci się” w awarię komunikowaną w środkach społecznego przekazu – wówczas nie wprowadza się tych faktur do systemu.

Korekta techniczna faktury – rozwiązanie pozalegislacyjne 

Powyżej zostało wskazane, iż podatnik podczas trwania awarii (o której Minister Finansów informuje w BIP oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego) lub trybu off-line wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, dostarcza takie faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony, a następnie ma obowiązek przesłania tych faktur do KSeF. Podczas weryfikacji poprawności semantycznej takiej faktury może się okazać, że jest ona niezgodna z wzorem (błędy semantyczne), w konsekwencji czego nie ma możliwości przesłania jej do KSeF. W takiej sytuacji podatnik ma mieć zapewnioną możliwość dokonania tzw. „korekty technicznej” tej faktury. Oznacza to poprawienie błędów semantycznych w wystawionej fakturze i ponowne przesłanie dokumentu do KSeF.

Funkcjonalność umożliwiająca dokonanie korekty technicznej zostanie udostępniona w oprogramowaniu interfejsowym oraz opisana w dokumentacji technicznej. 

Faktury wystawione ponownie, czyli tzw. „duplikaty”

Warto zauważyć, iż mimo wcześniejszych zapowiedzi, w momencie wejścia w życie obligatoryjnego fakturowania w KSeF faktury wystawione ponownie, czyli tzw. Duplikaty, nie znikną zupełnie z ustawy o VAT. 

U podstaw pierwotnych zapowiedzi, zgodnie z którymi duplikaty miały zniknąć z KSeF, leżało rozumowanie, zgodnie  którym skoro przesłanką wystawienia duplikatu jest zaginięcie lub zniszczenie faktury, a fakturami ustrukturyzowanymi „zawiaduje” administracja skarbowa, to nie mają one prawa ani ulec zniszczeniu, ani tym bardziej zaginąć.

Co innego – faktury udostępnione nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Takie faktury mogą zginąć. Mogą się również zniszczyć. Dlatego duplikaty nie znikają z ustawy o VAT i  pojawiają się m.in. w kontekście:

–          awarii KSeF, o której informację Minister Finansów zamieszcza w BIP oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego,
–          niedostępności KSeF i
–          w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

Gdy w sytuacjach wskazanych powyżej  udostępniona nabywcy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę (czyli wystawia duplikat).

Faktura wystawiona ponownie w zakresie swojej treści jest powieleniem informacji, które były zawarte w fakturze, która uległa zniszczeniu lub zaginęła. Wyjątkiem jest data wystawienia, która powinna być wskazana wg daty ponownie wystawionej faktury.
Należy pamiętać o tym, że wystawiając ponownie fakturę, podatnik powinien również oznaczyć ją kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF.

Sankcje

W projektowanym art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT wprowadza się kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków wprowadzonych w nowelizowanej ustawie. Część z nich dotyczy fakturowania podczas awarii (o której Minister Finansów informuje w BIP oraz za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego) oraz w trybie off-line. 

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Karą pieniężną zostaną objęte przypadki, gdy: 

–          podatnik w okresie awarii KSeF i w trybie offline wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
–          podatnik nie przesłał do KSeF w wymaganym terminie faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline. 

Przepisy wprowadzające sankcje mają wejść w życie pół roku po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF, tj. od stycznia 2025 r.